フリーランスが知っておきたいマイナンバーの基礎知識【必要なシーンや扱うリスクを紹介】

フリーランスが知っておきたいマイナンバーの基礎知識【必要なシーンや扱うリスクを紹介】
フリーランスはマイナンバーをどんなときに使うの…?
提出を求められたら断ってもいいのかな…。

マイナンバーは国民一人ひとりに与えられる12桁の個人番号。今まで各機関にバラけていた個人情報が、マイナンバー制度により一括で管理できるようになりました。

それに伴い、個人で仕事を請け負うフリーランスはマイナンバーを利用する機会が増え、仕事の発注・受注どちら側であっても提出や記載の義務があります。

マイナンバー取り扱いには知らなかったでは済まされないリスクも潜んでいるため、フリーランスとして活動していくなら最低限の知識は身に付けておくべきでしょう。

そこで今回は、フリーランスにマイナンバーが必要なシーンや管理方法、取り扱う際のリスクについて解説していきます!

本記事の内容
・フリーランスにマイナンバーが必要なシーン
・自分のマイナンバーを管理するポイント
・他人のマイナンバーを取り扱う際の注意点

マイナンバーをいつ使うのか知りたい…。
マイナンバーはどうやって管理していけばいいんだろう…。

フリーランスはマイナンバーに関してどんな責任があるの?

こう考えていた方は、ぜひ参考にしてみてください!

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そもそもマイナンバーとは?

マイナンバーとは、日本に住民票がある人が持つ12桁の番号のこと。平成27年10月以降から、国民一人ひとりにマイナンバー(個人番号)が通知されています。

国が効率的に個人情報を管理するために導入され、本人確認や行政の関連処理がスムーズに行えるようになりました。

マイナンバー制度は行政の効率化、国民の利便性の向上、公平・公正な社会の実現のための社会基盤です。マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されます。

引用:マイナンバーカード 総合サイト

なお、マイナンバーは漏洩や不正利用されない限り一生涯使う大切な番号です。

会社に雇用されている・いないに関わらず、税金を納めたり書類に記載したりする時に利用する重要な個人情報ですから、取り扱いには十分に気を付けましょう。

フリーランスにマイナンバーが必要な4つのシーン

次に、フリーランスにマイナンバーが必要なシーンは以下の4つです。

  1. 確定申告を行うとき
  2. 源泉徴収されるとき
  3. 支払い調書を作成するとき
  4. 従業員を雇っているとき

現時点で当てはまりそうにない方も、この機会に覚えておきましょう。

1.確定申告を行うとき

まず、マイナンバーは確定申告の本人確認や書類記入において必要です。

確定申告とは?
1年間の所得を申告し、そこにかかる税金を申告・納税する手続き。

確定申告書類は、申告者本人に加えて配偶者や扶養親族、事業専従者がいる場合はそれぞれのマイナンバーを記入しなければなりません。

申告時は、本人確認として本人のマイナンバーが確認できる書類(通知カード、住民票の写し等)と身元確認書類(運転免許証等)の2種類が求められるので用意しておきましょう。

2.源泉徴収されるとき(マイナンバーを預ける側)

フリーランスとして得た報酬が「源泉徴収の対象」であれば、取引先からマイナンバーの提出を求められます。※源泉徴収の対象項目は後述。

源泉徴収とは?
給与(報酬)を支払う側が、労働者へ支払う給与(報酬)から納めるべき税金を予め差し引いて国へ税金を納める制度のこと。

源泉徴収を税務署へ納めるのは、基本的には報酬(給与)を支払う企業側であり、その際に必要な「支払調書」にあなたのマイナンバーを記載して提出する必要があるからです。

なお、フリーランスの中には「個人情報だからマイナンバーを教えたくない。」と考えている方もいますが、基本的には提出に応じなければなりません。そもそもマイナンバー提出は義務であり、当然取引先も支払い調書にあなたのマイナンバーを記載する義務があります。

マイナンバー提出が不必要な場合を除き、取引先から求められたら必ず応じましょう。

フリーランスの源泉徴収についてより詳しく知りたい方は、以下の記事も併せてご覧ください↓

3.支払い調書を作成するとき(マイナンバーを預かる側)

報酬を支払う側のフリーランスは「源泉徴収者」となり、必要に応じて相手からマイナンバーを預かり支払調書に記載します。

フリーランスの報酬が源泉徴収の対象となる項目は以下の通り。

  • 原稿料、デザイン料、講演料、放送謝金、工業所有権の使用料、技芸・スポーツ・知識等の 教授・指導料など
  • 弁護士、公認会計士、税理士等の報酬・料金
  • 社会保険診療報酬支払基金から支払われる診 療報酬
  • 外交員、集金人、電力量計の検針人、プロ野 球の選手、プロサッカーの選手等の報酬・料金
  • 芸能、ラジオ放送及びテレビジョン放送の出演、演出等の報酬・料金並びに芸能人の役務提供業を行う者が支払を受けるその役務の提供に関する報酬・料金
  • バー・キャバレー等のホステス、バンケット ホステス・コンパニオン等の報酬・料金
  • 使用人を雇用するための支度金等の契約金
  • 事業の広告宣伝のための賞金及び馬主が受け る競馬の賞金

参考:国税庁

つまり源泉徴収はフリーランス全ての仕事には適用されません。さらに上記の対象項目に当てはまる場合でも、支払い金額によってはマイナンバーを預かる必要がないケースもあります。

マイナンバーは「特定個人情報」にあたる超重要な番号であるため、不要に受注者から預かることのないよう十分に注意しましょう。

4.従業員を雇っているとき(マイナンバーを預かる側)

従業員を雇っているフリーランスは、雇用している従業員だけでなくその従業員が扶養している家族のマイナンバーも預かる必要があります。

雇用側のフリーランスは、給与事務における各種書類へのマイナンバー記載をする義務があり、それらの対象となる書類は以下の通り。

  • 給与支払報告書
  • 源泉徴収票
  • 扶養控除申告書
  • 社会保険関連の届出

なお、フリーランスがマイナンバーを預かるのはパート・アルバイトや青色専従者の従業員、源泉徴収が必要な発注をした場合に限ります。

人を雇ったり外注をしたりしていないフリーランスは「源泉徴収義務者」に該当しないため、誰からもマイナンバーを預かる必要はありません。

フリーランス自身がマイナンバーを管理するポイント3つ

自分のマイナンバーを管理をする際は、以下3つのポイントを抑えて慎重に取り扱いましょう。

  1. 手帳やスマートフォンにメモしない
  2. 提出を求められた際は担当者に直接伝える
  3. マイナンバー関連書類を持ち歩かない

それぞれ解説していきます。

1.手帳や携帯にメモしない

マイナンバーを手帳や携帯に控えるのはNGです。自分自身のマイナンバーだけでなく、他人から預かったマイナンバーを管理する際も同様に絶対メモに残してはいけません。

万が一メモした紙や携帯を紛失した場合、拾った誰かに悪用される可能性があります。マイナンバーは特定個人情報にあたるため、何らかの二次被害が発生するケースも考えられるでしょう。

マイナンバーは記載の指定がある必要書類にのみ記入し、それ以外の場所には絶対に書かないよう普段から気をつけておいてください!

2.提出を求められた際は担当者に直接伝える

取引先からマイナンバーを求められた場合は、取り扱う担当者へ直接伝える、もしくは追跡可能な手段で郵送すべきです。

マイナンバーは非常に重要な個人情報ですから、第三者へ漏洩せず確実に相手に届けなければなりません。これはマイナンバーを預かる側が配慮すべきことではありますが、提供する側も意識を持ち身を守る工夫をしましょう。

なお、多くの人の目に触れる可能性が高いメールやFAXは使用しないのが賢明です!

3.マイナンバー関連書類を持ち歩かない

マイナンバー関連資料は、日常的に持ち歩いてはいけません。財布等への入れっぱなしは危険ですし、紛失の恐れがあるため、基本的には自宅や事務所で厳重に保管して必要な時のみ持ち出しましょう。

なお、マイナンバーカード(ICカード)は免許証と同様に本人確認書類として利用できるため持ち歩く方もいますが、紛失が心配な場合は自宅保管が無難です。身分証明としてマイナンバーカードを見せる場合は、マイナンバーが記載されていない表面のみ提示しましょう。

フリーランス(発注者)がマイナンバーを取り扱う際の注意点2つ

発注側のフリーランスがマイナンバーを扱う際のリスクについて以下2つを紹介します。

  1. 預かったマイナンバーを漏洩すると罰則を受ける可能性がある
  2. 支払調書のマイナンバー記入は義務

順番に解説していきますね。

1.預かったマイナンバーを漏洩すると罰則を受ける可能性がある

マイナンバーを預かったフリーランスが万が一情報を漏洩させた場合、「マイナンバー法」に基づいた罰則を受ける可能性があります。

例えばマイナンバー漏洩に関する最も重い罰則は以下の通り。

行為 罰則
個人番号関係事務又は個人番号利用事務に従事する者又は従事していた者が、正当な理由なく、特定個人情報ファイルを提供 4年以下の懲役若しくは200万円以下の罰金又は併科(第48条)

参考:法令検索

上記のように、民間事業者に対する罰則が適用されるのは「故意で行なった」場合のみ。しかし過失による情報漏洩でも、責任追求や企業の信頼低下につながる恐れがあります。

マイナンバーを預かる際は、運用ルールを定めるなど管理を徹底するべきでしょう。

なお、個人情報保護委員会ではマイナンバーを扱う事業者向けに「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン」を設けています。今後マイナンバーを取り扱う可能性のあるフリーランスはこちらから目を通しておいてくださいね。

2.支払調書のマイナンバー記入は義務

そもそもですが、支払調書へのマイナンバー記載は義務です。支払調書の提出が必要なフリーランスは、その旨を受注者へ伝えてマイナンバーを必ず預からなければなりません。

「マイナンバーを提供してもらえない場合は?」と疑問に思われたかもしれませんが、そのケースに対する国税庁の見解は以下です。

法定調書の作成などに際し、従業員等からマイナンバーの提供を受けられない場合でも、安易に法定調書等にマイナンバーを記載しないで税務署等に書類を提出せず、従業員等に対してマイナンバー(個人番号)の記載は、法律(国税通則法、所得税法等)で定められた義務であることを伝え、提供を求めてください。それでもなお、提供を受けられない場合は、提供を求めた経過等を記録、保存するなどし、単なる義務違反でないことを明確にしておいてください。

参考:国税庁

つまり提出を求めた際に拒否されたとしても、受注者へ理解を仰いで預かるべきだということです。それでも支払先から提出を拒否された場合は、その旨を記録しておかなければいけません。

まとめ:フリーランスはマイナンバーを提出or預かる義務がある

以上、マイナンバーは個人情報が一括で管理できる便利な番号である反面、銀行預金口座まで紐づく可能性のある超重要な個人情報です。

マイナンバーは「マイナンバー法」により厳しい措置が設けられているため、万が一漏洩させた場合、刑事処罰を受けたり社会的信用を落としたりしかねません。フリーランスはマイナンバーを取り扱う機会が会社員以上に多く、必要に応じて提出・預かる義務が発生しますが、取り扱いには十分な注意を払うべきです。

マイナンバーを取り扱う際は、第三者の目に触れさせない・情報を持ち出さないといったセキュリティ管理を行い慎重に取り扱いましょう!

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